Las lanzaderas de un evento de empresa, vistas desde dentro

El error clásico del organizador: tratar el transporte como un detalle que resolver la víspera — «cogeremos taxis». Esa noche, cuarenta personas salen a la vez de una plenaria, llueve y las aplicaciones muestran precios duplicados y esperas de veinticinco minutos. La primera impresión de la velada se estropea por una partida que habría costado menos con antelación.

Realizamos regularmente lanzaderas de galas, plenarias y seminarios para empresas de la región de Lyon. Un dispositivo exitoso se resume en tres tiempos: el plan, la gestión y la factura.

Antes: el plan de transporte

De dos a tres semanas antes del evento, elaboramos juntos el plan: quién sale de dónde, a qué hora y hacia dónde. Llegadas en TGV a Part-Dieu, vuelos en Saint-Exupéry, recogidas en hoteles, rotaciones al lugar de recepción — cada franja se convierte en un trayecto planificado con su vehículo y su conductor.

• La combinación adecuada de vehículos : vans de 7 plazas para grupos, berlinas Premium para VIP y ponentes — ni un autocar medio vacío ni diez coches para nada.
• Márgenes realistas : conocemos los tiempos reales de trayecto a estas horas (nuestras medias son públicas, en elObservatorio) y ajustamos las salidas en consecuencia.
• Un referente único en ONLY VTC y otro en el lado del organizador: el día D, una sola pareja de interlocutores.

Durante: un dispatch que absorbe los imprevistos

El día D, ningún plan sobrevive intacto: un TGV se retrasa veinte minutos, los discursos se alargan, un invitado decide irse antes. Precisamente por eso los vehículos del dispositivo están seguidos en tiempo real por nuestro equipo de dispatch — el mismo que coordina nuestros trayectos a diario. ¿Una rotación se desplaza? Los siguientes conductores se reorganizan sin que el organizador tenga que hacer una sola llamada.

Los invitados no ven nada de este mecanismo: un conductor con cartel al bajar del tren, un SMS con el nombre del conductor y el vehículo antes de cada rotación y una salida puntual. Para los regresos tardíos escalonados, los vehículos circulan hasta el último invitado — la 1 de la mañana no es problema, la noche forma parte de nuestra actividad normal.

Después: una factura, no un fajo de notas de gastos

Todo el dispositivo — las quince rotaciones del sábado por la noche y el traslado al aeropuerto del lunes por la mañana — llega en una sola factura, con cada trayecto detallado y su referencia, desglosada si es necesario por entidad o evento mediante los centros de coste. Se acabó recoger recibos de taxi de cuarenta invitados.

¿Una gala, una plenaria o un seminario a la vista? Envíe la fecha, el número de invitados y los lugares a contact@onlyvtc.fr : le responderemos con un plan de transporte presupuestado en 48 horas laborables. Todas nuestras soluciones B2B están en la página Empresas.

ONLY VTC organiza lanzaderas de eventos de empresa en la región de Lyon desde 2016 — galas, plenarias, seminarios, conductor a disposición con varios vehículos coordinados por nuestro dispatch. Contacto: contact@onlyvtc.fr o 06 67 25 84 26.